Todos nós queremos saber como ter um dia produtivo e, no entanto, ficamos sempre aquém de descobrir o método para fazer mais e melhor.
Como não és uma máquina vais ter dias em que fazes mais e outros em que fazes menos. É absolutamente normal.
Mas tens várias tarefas por dia que ficam por terminar? Então vou partilhar contigo como é que sou produtiva.
Começa o ano com novos hábitos. A produtividade só te traz vantagens. Descobre ao longo deste artigo o porquê.
E não caís no erro de cometer estes erros na gestão das tuas finanças pessoais.
Como ter um dia produtivo: 5 dicas
1. Organização
O primeiro aspecto é sem dúvida como nos organizamos. No meu caso antes de o dia de trabalho terminar aponto todas as minhas tarefas que ficaram pendentes. Assim, no dia seguinte sei por onde tenho de começar.
Podes criar algumas categorias e ordenar as tarefas por ordem de prioridade. Vais ver que desta forma se torna mais fácil.
Algumas pessoas recomendam começar pelas tarefas mais difíceis. Para mim não funciona. Prefiro fazer tarefas mais difíceis de manhã porque estou mais desperta e focada. Talvez para ti, também, funcione.
Ordem das tarefas
Classifico as minhas tarefas nestas categorias:
- Urgente;
- Em desenvolvimento;
- Em espera.
Períodos de trabalho
- Manhã
Li Manhãs Milagrosas de Hal Elrod e deparei-me com esta frase com a qual me identifiquei: “Quando são focadas, produtivas e bem-sucedidas, as manhãs geram dias focados, produtivos e bem-sucedidos, o que, por sua vez, acaba inevitavelmente por construir vidas de sucesso.”
Para mim o dia começa de manhã, não existem dúvidas, sou uma pessoa matinal.
Quando a maioria ainda dorme e as redes sociais tão calmas, assim como as newsletters ainda não começaram a chegar, o dia desperta com silêncio. Depois de 8 horas de sono, acordamos mais energéticos e bem-dispostos.
Estamos mais despertos e atentos para resolver as tarefas mais complexas e complicadas.
- Tarde
Durante a tarde começamos a perder a concentração, ficamos mais cansados e torna-se mais difícil debruçar sobre determinado tema ou resolver um problema difícil.
Começamos a ser expostos a uma grande quantidade de informação. É a caixa de correio electrónico que está com mais de dez e-mails, é os colegas e as mensagens deixadas no chat de trabalho. Tudo isto pode distrair.
Não nos podemos focar em tudo ao mesmo tempo.
2. Ferramentas que ajudam na produtividade
Para teres um dia produtivo, tens ferramentas que te podem ajudar. Apresento-te duas:
Esta ferramenta permite-te organizar as tarefas por categorias (como referi em cima). Podes personalizar, criar quadros por projeto, monitorizar as tarefas, adicionar checklists e arquivos. Ajuda imenso no trabalho de equipa.
O Jira possibilita a criação de documentos que facilitam o planeamento de um determinado projeto.
É um ambiente amigável, onde podes, também, criar categorias para as tuas tarefas e partilhá-las com colegas.
3. Porque procrastinamos
Uma das razões para a preguiça aparecer é porque nos damos ao luxo de demorar a terminar uma tarefa.
Se perdemos o embalo inicial e começamos a fazer outras coisas, como conversar, ler ou pesquisar, aquela tarefa vai ficando pelo caminho. No fim, acabamos por ter dificuldade em dá-la como concluída.
Para que não aconteça é importante dedicarmo-nos durante a manhã às tarefas mais complicadas. Ou dividirmos por intervalos de:
- 30 a 60 minutos de trabalho;
- 5 minutos para descansar.
Quando paramos e nos afastamos por pouco tempo, voltamos com uma nova visão e novas ideias.
4. Exercício e o pequeno-almoço
- Exercício
Depois de acordar, alongar o corpo ajuda a despertar e a preparar o corpo para o dia. Vais ganhar mais energia e ficar com uma outra disposição.
O exercício depende sempre de pessoa para pessoa. Umas gostam de meditar/praticar pilates ou yoga, outras preferem cardio. Uma coisa é certa. O exercício ajuda a tornar o teu dia mais produtivo.
Parece estranho que ir correr não te deixe cansado, por exemplo, no entanto, ganhas mais autocontrolo e reduz a ansiedade.
- Pequeno-almoço
E, para melhorar o dia, o pequeno-almoço é essencial. Comer devagar e evitar o famoso café com o qual não consegues passar sem é o primeiro passo.
Um bom pequeno-almoço melhora o nosso humor, contribui para um hábito saudável e melhora a concentração.
Se não tomares esta refeição, como algumas pessoas ainda têm o hábito de fazer, ficas fraco, impaciente e podes até, vir a ter dor de cabeça.
Deves tomar um pequeno-almoço rico em:
- Laticínios
- Cereais e derivados
- Fruta
5. Tempo é dinheiro
Quanto mais produzires e apresentares trabalho mais hipóteses tens de destacar o teu trabalho.
Ao tornares o teu dia mais produtivo, também cresces enquanto profissional. Uma agenda bem organizada dá-te mais tempo para preparares projetos, analisar e tomar decisões. Consegues trabalhar melhor em equipa. Sem stress e ansiedade.
Ao conseguires mais resultados, podes crescer dentro da empresa onde trabalhas ou como empreendedor ganhar mais clientes e expandir o negócio.
Esse rendimento extra será a tua poupança ou o teu investimento. Lembra-te que mesmo que comeces a ganhar mais, isso não significa gastares mais.
A maneira como trabalhas é muito importante. Descobre porque é que o processo te traz mais resultados.